归档文件整理的10大步骤

（一）要求 在计算机辅助管理条件下，文件实行以“件”为单位的单份文件编号整理，努力做到“随办随归档”“谁办谁归档”。（二）改革的原则与宗旨，八字方针：简化整理，深化检索。（三）应该注意：(1)取消“立卷”的概念，统称“归档文件整理”；(2)取消“组卷﹑装订﹑拟写案卷标题﹑编排页码﹑填写案卷目录等”；(3)档案直接实行“文件级”管理；(4)应以“计算机”辅助档案管理为必备条件和技术支持；(5)只能适用于“文书档案”的整理。（四）归档文件整理10大步骤：第一步：确定整理单位，每份文件(自然件)为一件，其中：正本与稿本为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件(也可各为一件)；转发文与被转发文为一件。第二步：划分保管期限，确定每份文件的保管期限。第三步：装订加固，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后。请注意：文件处理单，发文稿纸与档案同等重要，放文件(稿本)前与文件装订在一起。第四步：编填页号，如果原文件页号齐全，则不必做，或右上角右下角标顺序号，请注意：用铅笔。第五步：简单分类，按年度，保管期限，组织机构(问题)分类。第六步：排序，在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。第七步：盖归档章。第八步：编号，由档案室将归档章的各个项目统填写，室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号。第九步：编制文件级目录，逐件填写目录表格的项目，一年一册，打印多份，送领导及各部门。第十步：装盒，按顺序将文件依次装人档案盒内，盒满另装；打印本盒文件目录，放盒内文件前；填写备考表，放盒内文件后；填写档案盒封面，盒脊的项目；按档案盒顺序依次排架。