如何组织开好生产例会

很多的项目经理人在企业里都想干好前三脚，他们有一套他们自己的管理模式，问题是很多的时候却不知道如何下手，以最近一个案例为例，我们在一生产企业中见到的现状，一个新任的项目经理在组织生产会议中，说不到重点，每次都只是重复原来的问题，会议就好像形式，参加会议的人都只是来吵吵闹闹，都没有结果，这种情况有了两次，到了第三次，我们与该项目经理讨论如何开好一个会议，增加项目经理的管理威信。并制定了一个会议的流程。会议之所以没有效果，我们认为有以下原因：一是事前没有准备，生产例会是项目经理组织的，但项目经理并不清楚这个会议会出现什么样的情况，经常在开会的时候出现一些他没有预料到的事情，比如各部门吵架，一些事不了了之等。二是会议没有目标，每次会议是因为什么开的，大家不清楚，只要好像是例会必须来，如果在会议中出现相关的问题也是没有人能真正决策来解决这些问题。三是会中没有顺序，东扯西扯，不知道在扯什么，一会儿是车间一会是版房，没有一个重点，也没有一个流水和顺序。四是会后没有跟踪，会中出现了什么问题，哪些共性的，哪些是个性的，没有一个明确的说法，大家都不清楚，也不清楚这些问题会不会解决，什么时候解决，谁来解决？ 为此我们制定了一个流程：每周生产例会流程会议时间：每周一晚18:30~20:30会议地点：办公楼一楼会议室主持人：生产经理（若经理不在，由副总经理或总经理代为主持）参加对象：一、 生产部门：裁床主管、车缝主管及各组长、包装主管及组长、机修组长二、 技术部门：品控部、马克版房、IE三、管理部门：生产跟单、面辅料采购、仓库、人事行政、业务部、副总经理、总经理 一、会前准备（此目的是为了能让厂长了解下面的一些情况，不会出现一些自己没有想到的新问题，以致无法应对。同时也让主管感觉这个会议是和自己有关的，因为他们要汇报发言，而不是原来只是来听听而以）：1、  生产部门各主管准备好上周生产完成情况总结及本周生产计划安排。2、  生产跟单准备好目前各订单的外发情况汇总（含印、绣花外发加工）及后续完成计划。3、  面辅料采购准备好目前的面辅料采购到位情况，及后续到料计划。4、  马克版房准备好上周纸版、样衣完成情况总结，及本周工作计划安排。5、  品控部准备好上周生产质量状况分析汇总，及本周生产质量要求。6、  IE准备好上周生产效率及产能分析，及本周产能提升目标。7、  人事行政准备好上周员工出勤情况汇总，及后勤事务通报。 二、会议流程：（一）18:25全部人员到位，各部门主管需于开会前清点本部门应出席人数并向主持人汇报。（二）18:30会议开始（三）18:30 ~ 19:30讨论生产计划安排：1、各生产部门主管汇报上周生产完成情况，及本周生产计划安排。---- 共4个主管，按裁剪、一车间、二车间、包装顺序进行，每个主管发言限时5分钟，共需时20分钟。2、生产跟单汇报目前各订单的外发情况汇总（含印、绣花外发加工）及后续完成计划。---- 共3个相关负责人员，每个发言限时5分钟，共需时15分钟。3、面辅料采购汇报目前的面辅料采购到位情况，及后续到料计划。---- 发言限时5分钟4、马克版房汇报上周纸版、样衣完成情况总结，及本周工作计划安排。---- 发言限时5分钟5、询问各生产组长对于主管生产计划的意见和建议。---- 限时10分钟6、综合汇总各部门工作现状及计划，厂长最终确定本周全厂生产计划。---- 限时5分钟（三）19:30 ~ 19:50讨论生产质量控制及产能提升：1、   品控部汇报上周生产质量状况分析汇，及本周质量要求。---- 发言限时5分钟2、  IE汇报上周生产效率及产能分析，及本周产能提升目标。---- 发言限时5分钟3、  各部门讨论生产质量改进和生产效能提升的方法，厂长最终确定本周的工作目标。---- 限时10分钟（四）20:05 ~ 20:15厂长发言（五）20:15 ~ 20:30副总经理或总经理发言（六）20:30会议结束（更高级别的会议讨论下级汇报的各种问题并找到解决方法） 三、会后执行：1、  按周例会上讨论确定的最新生产计划修订《生产排期表》，下发到各级主管、组长手中，呈送厂长、副总经理、总经理。时间要求：每周二上午10点之前执行人：生产跟单监督人：厂长、副总经理2、  将周例会上讨论确定的本周生产质量和产能提升工作目标形成书面文件，下发到各级主管、组长手中，呈送厂长、副总经理、总经理。时间要求：每周二上午10点之前执行人：品控部主管、IE监督人：厂长、副总经理3、  将周例会上讨论确定的人事、行政、后勤文件，经副总经理或总经理签字审批，加盖公章后进行张贴通告。时间要求：每周二上午12点之前执行人：人事行政部门监督人：副总经理4、  人事行政部门对于以上所有资料需进行存案备查。 厂长经过一些改变后，将流程作了一些清理，流程变得非常清晰，这些流程下发到车间，一下子将会议变成了原来只有厂长一个东扯西扯会，转成大家的会议，所有人都很重视。第一次开会，所有参会人员都做了一个详细的准备，所以整个会议没有人争吵，也没有人拖时间，快速而有效率。