工作简报的编写

简报编写在党政机关、社会团体和各类企事业单位日常办公事务中的应用十分普遍。但是由于简报与国家行政机关和文书档案部门严格规定的文书不同,没有在法规上对其概念、用途和编写方法进行界定,这使得在对简报概念的理解、简报的应用以及简报的教学上存在着不少谬误和混乱。一、对简报概念的理解简报的概念,一般都将简报的属类归于“文书”或“文体”,表述为“简报是国家机关、社会团体、企事业单位汇报工作反映情况、沟通信息、交流经验时使用的一种文书(文体)”。在这里“文书”与“文体”只是一对近义词,“文书”的外延较大,除某个单一文体如“公文”外还可以包括诸如合同、书信、规章制度等事务性的文体,而文体的外延较小。二、简报的编排简报的编排存在着一般简报编排和新型简报编排两种方式。(一)一般简报编排一般简报即比较传统的简报,它大都应用于政府机关、社会团体和传统计划及计划经济下形成的企事业单位。这种简报由少数几页构成,单面印刷,版面平实简单朴素。这种简报可以分为报头、报体、报尾三部分,类似于公文的形式。首页上方三分之一位置为报头,居中用较大字号印制简报名称,可套红。简报名称各机关不同,可叫做“××简报”,也可叫做“××信息”“××动态”“××情况交流”“××情况反映”“××参考资料”等,专用于上行的也可叫“送阅件”。简报名称下居中是简报的期数,标为“第×期”。期数下方左侧是编制简报的单位的名称,一般应使用全称;右侧是简报编制的年月日。如果简报有机密性质,还要在简报名称的左上方,即整个首页的左上方标出机密字样,如“机密文件,严禁外传”、“内部资料,注意保存”等。报头与报体用一条横线隔开。报尾在最后一页,同样用横线与报体隔开。报尾可以紧接报体正文结束处,但为了页面的大方,也可以在最后一页下方。报尾部分有抄报、抄送单位的名称,编辑校对人员的名字以及印刷的份数。报体部分单栏排版,正文字体一般用宋体,每一则简报标题的字号与正文的字号大小一致,仅以黑体与正文字体相区别即可。正文结束行的右侧或正文下面一行的右侧,是作者署名的位置,作者署名的外边要加上圆括号。作者系部门的,署部门名,作者为个人的,在名字前加上所在部门的名称。近年来,许多单位的简报在首页部分也发生了一些变化。上方三分之一位置仍为报头,但余下三分之二并不直接编排正文,而是编排目录。简报的目录一般不打印“目录”二字,仅将每篇简报的名称依次排版即可,名称的后面也无须加所在页码。对一些不十分重要的小信息,可能总归于“简讯”之下。(二)新型简报编排新型简报一般适用于一些社团、企业,与一般简报的行政职能不同,这类简报主要在社团、企业开展内部公共关系时使用。新型简报大多双面印刷,有文有图,形式较灵活。某些甚至彩色印刷,版面精美,编排方式已接近社会上公开发行的杂志,如西安的简报。新型简报最显著的一个特点是注重推广社团、企业的CIS,在其封面或首页多印制有醒目的企业标识。这类简报如果增加副刊文字及广告的话,应当将其归为企业内部杂志,如的《西北民航》。三、简报的文体由于已往的应用写作教材错误地将简报当作一种文体,在论述简报时便只能隔靴搔痒,将简报的文体等同于消息,简单地说简报是由标题、导语、主体、背景、结尾构成的。实际上,在我们明白简报是一种载体后,很显然它就不会只有一种文体。简单地看,简报起码有以下三种文体:(一)消息简报被称为机关内部的新闻报刊,消息就自然成为简报最主要的最常见的文体。消息的一般写法不属于本文论述范围,我在此主要想强调简报中的信息与一般大众报刊消息的不同。在文体风格上,由于简报主要的阅读对象是机关和企业内部人员,主要的职能是行政管理和内部公关协调,所以简报中的消息的文风较一般消息简洁朴素。可以说简报中的消息的文风介于行政公文和一般消息之间,即使上述那些新型简报也应注意这一点,否则就不能称其为简报而应称其为报刊了。简报的文体风格决定了简报的具体写作。在标题上,一般消息为了刺激受众的注意力,大量使用各种修辞手法,形式千变万化,两行标题三行标题屡见不鲜,有的竟多达四行以上;而简报中的消息的标题就不能这样,它必须准确简洁,一般只能使用单行标题,信息价值特别大时才使用两行标题,三行标题在简报中最好不要使用另外一个注意点是,一般消息喜欢使用背景,但简报中的消息要少使用背景,这主要是因为简报的传播面狭小,读者作为机关和企业的内部人员,对相关情况和业务比较熟悉,通常没有必要再浪费篇幅去介绍背景。所以简报中的消息最接近一般新闻文体的简明消息或简讯,简短明快是其主要特色。在简报写作中目前大有会议消息泛滥的现象,而且越写约长,这种弊端值得编写者从简短的要求上去改进。(二)公文摘编机关和企业在日常公务中有大量公文、文件上传下达,但是并不是每个工作人员都有资格和必要看到公文原文,特别是一些涉及机密内容的公文。而通过简报将某些一般人员应当知晓的公文摘编,可以加强单位内部的沟通交流,增加集体生活的民主性和凝聚力。公文摘编不同于消息,它基本上只对公文原文进行删节、压缩和组织。公文摘编要注意对全文的理解,一方面避免照抄原文,另一方面避免摘编走样,与原文意思不符。摘编的长短应取决于公文本身的重要程度,不要把一些无关紧要的公文长篇累牍地编写在简报上,即便是那些重要的公文也要抓住主要内容进行摘编。(三)工作研究工作研究主要是针对工作中存在的一些问题进行分析,研究提出自己的看法和意见,以推动工作的发展。这种文体有一定的理论性,但更大的用途是在实际工作中的运用,它讲求写得实实在在,有的放矢,有感而发,文字量比较小。由于涉及的问题均是本单位内部的事物,不宜在大众报刊上刊发,在理论性较强的学术性刊物上也没有存在的空间,简报就成为工作研究经常出现的地方。简报上的工作研究在写作上切忌学术味太浓,也不能写成一般的调查报告,要多写自己对工作的看法,多提一些操作性强的可行的办法和措施。