在形式和场景上,纸质合同的签署一般有如下两种情况:当事人各方当面签署合同,在便捷度和时间成本上会造成较大损耗;快递流转签署,时间长,需要快递费用,且存在合同被篡改的风险。
在风险防范方面,若合同需要由不同的部门盖章,则需要公章频繁地移交使用,公章丢失乃至被伪造的风险大大增加。且纸质合同内容载体一般为纸,容易发生破损涂改等意外情况。
在存储保管方面,传统合同的存储需要占用极大的空间,且需要专人保管。
在形式和场景上,电子合同的签署文本与当事人签章均采用数据电文,通过线上远程签署的方式进行。
在风险防范方面,相关要求对电子合同甚为严格,致使其必须通过技术确保合同的不可抵赖和更改可查性,以至文件的真实有效。
在存储保管方面,合同当事人可以随时随地在线上下载自己签署的合同并存储到本地,方便调取查询使用。
在当前的商业环境下,电子合同在易用性、便捷性、安全性等方面有着明显的优势。面对瞬息万变的市场环境,每个企业都在争分夺秒地签署每一份合同,当事人各方一般在确定合作意向并沟通好合同细节后,会争取“火速签署”“越快越好”。
此时,传统纸质合同的弊端就出现了:如合同各方的最终签署都需要一起到场,造成往返时间增加以及其他影响签约的不确定因素出现;而如果各方不能同时到场签字,则需要通过快递寄送来进行签署,不仅增加了费用成本,合同在快递流转过程中也存在丢失泄露信息,甚至被篡改等潜在风险。
相比之下,使用可靠的电子合同进行签署,不仅简化了签约流程和形式,使签署效率得以提高,在合法合规性方面也有相关法条进行保障,其安全性也因前述要求得以确保。
根据《中华人民共和国电子签名法》:第十三条规定 电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:1、电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;2、签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;3、签署后对电子签名的任何改动能够被发现;4、签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠的条件的电子签名。第十四条规定 可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
《电子签名法》认可作为电子合同关键要素的可靠电子签名的合法效力;《中华人民共和国合同法》认可以数据电文作为合同书面形式的合法载体;《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》认可电子数据作为法定证据种类的合法地位。
简言之,可靠的电子合同需要做到确保签署主体真实身份、防止文件篡改、精确记录签约时间三点。
选择电子合同供应商的时候,需要从“便捷、安全、合规”这三个维度去考虑。